PMS چیست؟

نرم‌افزار مدیریت املاک (PMS) قادر به مدیریت رزروهای هتل و انجام وظایف اداری دیگر است. عملکردهای اصلی شامل پردازش پرداخت، عملیات دسک‌ریسپشن، رزرواسیون و مدیریت کانال/نرخ می‌شود. به طور معمول، این نرم‌افزار تراکنش‌های مالی و رزرواسیون را کنترل می‌کند، اما برخی از هتل‌داران از آن برای مدیریت منابع انسانی و خدمات خانه‌داری نیز استفاده می‌کنند. هدف کلی این فناوری تسهیل فرآیندهای اصلی یک هتل است، با توجه به عملیات خارجی و داخلی.

تقریباً هر مجموعه در حوزه خدمات گردشگری، از هاستل‌های کوچک تا زنجیره‌های هتل بزرگ، در حال حاضر از یک سیستم مدیریت املاک استفاده می‌کند. این فناوری به هتل‌ها امکان می‌دهد وضعیت رزرو اتاق را پیگیری و رزروها را مدیریت کنند. با این حال، کارکرد این سیستم بیشتر از این است. با کمک یک سیستم مدیریت املاک هتل، هتل‌دار می‌تواند خدمات غذا و نوشیدن را مدیریت، فرآیندهای دفتر پشتیبانی را اداره و نرخ‌های اشغال اتاق‌ها را نظارت کند. بیایید به صورت دقیقتر به عملکردهایی که بیشترین سیستم‌ها پشتیبانی می‌کنند نگاه کنیم.

چگونه یک سیستم مدیریت املاک هتل (PMS) کار می‌کند؟

هتل‌ها می‌توانند از نرم‌افزار PMS برای انجام وظایف زمان‌بر و پیچیده مانند حسابداری استفاده کنند. سیستم‌های مدرن امکان انجام عملیات تبدیل ارز، صدور فاکتور، وظایف صندلی صدا و ثبت اطلاعات را آسان می‌کنند. دفاتر، اطلاعات مالی و ترازهای آزمایشی به سرعت ثبت می‌شوند و گزارش‌ها به سرعت تولید می‌شوند. علاوه بر این، هر دو رزرو پیش‌فرض و رزرو حضوری را مدیریت کردن آسان است. اگر یک گروه بزرگ می‌خواهد اقامتی رزرو کند، نرم‌افزار این امکان را فراهم می‌کند که تمام اطلاعات ضروری ثبت شود.

البته، قبل از اینکه مهمانان بتوانند وارد شوند، نیاز به اتاق‌هایی که تمیز باشند دارید. نرم‌افزار خدمات خانه‌داری PMS می‌تواند وضعیت اتاق‌ها را به عنوان بازرسی شده، کثیف، تمیز، خارج از سرویس یا خارج از سفارش نشان دهد. ویژگی‌های مفیدی مانند پایگاه داده اشیاء گم‌شده و ابزارهای زمانبندی کارمندان نیز در آن وجود دارد. یک سیستم مدیریت املاک خوب به گونه‌ای طراحی می‌شود که به کارمندان این امکان را می‌دهد که مشکلات نگهداری را گزارش دهند، پیشرفت در حل این مشکلات را نظارت کنند و با اتاق‌هایی که خارج از سرویس/سفارش هستند، برخورد کنند.

از لحاظ عملیات دسک‌ریسپشن، یک سیستم مدیریت املاک (PMS) فرآیند چک‌این/چک‌آوت را سریع و بدون مشکل فراهم می‌کند. کارکنان قادر خواهند بود به راحتی اطلاعات را پیدا کنند و به موازات نیازهای خود اصلاحات ایجاد کنند. تمام بخش‌ها قادر خواهند بود گزارشاتی را ایجاد کنند که نیازهای دقیق آن‌ها را پاسخ دهد.

علاوه بر این، یک سیستم مدیریت املاک (PMS) این امکان را فراهم می‌کند که این گزارش‌ها را به فرمت‌های XLSX، PDF یا ایمیل تبدیل کرد، تا مدیران بتوانند از این داده‌ها برای اتخاذ تصمیمات بهتر استفاده کنند.

یک سیستم مدیریت املاک (PMS) طراحی‌شده به خوبی یک داشبورد صفحه اصلی واضح دارد که شامل اطلاعات درباره مهمانان حاضر در هتل، ورودی‌ها و درصد اشغال بطور واضح نمایش داده شده است. بسیاری از این نرم‌افزارها همچنین شامل پیش‌بینی اشغال برای بهره‌وری و مدیریت نرخ می‌شوند. بدون شک، فناوری که قادر به انجام تمام این وظایف است، به هتل شما در چندین جنبه کمک خواهد کرد.

مزایای استفاده از یک سیستم مدیریت املاک چیست؟

• صرفه‌جویی در زمان

این فناوری وظایف دوره‌ای مانند صدور فاکتورها به مهمانان، به‌روزرسانی امکانات اتاق و ارسال ایمیل به مهمانان قبل از ورود را اتوماتیک می‌کند. با این روش، شما زمان بیشتری برای انجام وظایف دیگر خواهید داشت، مانند رضایت مهمانان خود حفظ کردن.

• افزایش کارآیی و امنیت

هتل‌هایی که بر روی صفحات اکسل یا سوابق دستی برای مدیریت وظایف دفتر امامتی مانند صدور فاکتورها، امکانات اتاق و رزرو اتاق اعتماد می‌کنند، به طولانی‌مدت اغلب کمتر کارآیی خواهند داشت. علاوه بر این، اگر اسناد کاغذی و صفحات اکسل آن‌ها از بین برود یا گم شوند، هیچ برنامه پشتیبانی برای آن‌ها وجود ندارد.

• افزایش درآمد

سیستم‌های مدیریت هتل مدرن قادر به جمع‌آوری داده‌ها برای نظارت بر عملکرد هتل شما هستند و سپس گزارشات مرتبط تولید می‌کنند. این به شما امکان می‌دهد تا پیگیری کنید که وضعیت املاک شما چقدر خوب است، که باعث بهبود استراتژی کسب‌وکار شما می‌شود. به عنوان مثال، می‌توانید از سیستم خود برای معرفی یک ساختار قیمت‌گذاری پویا استفاده کنید تا بیشتر از اتاق‌ها با نرخ‌های رقابتی پر شوند.

• راحت‌تر

سیستم‌های مدیریت هتل می‌توانند به نرم‌افزارهای مدیریت کانال متصل شوند. این بدان معناست که شما می‌توانید رزرواسیون‌ها را از کانال‌های آنلاین مختلف پذیرفته و هر رزرو در سیستم مدیریت املاک شما ظاهر شود. به این ترتیب، پردازش تمام رزرواسیون‌ها از یک مکان آسان است.

چه مواردی باید در انتخاب نرم‌افزار PMS در نظر گرفته شود؟

این مزایا همگی خوب و مفید هستند، اما هنوز باید نرم‌افزار مناسب برای نیازهای خاص هتل شما انتخاب کنید.

• محصول مبتنی بر ابر با نسخه‌ی موبایل

به طور معمول، نرم‌افزار ابری برای هتل‌ها ارزان‌تر از نرم‌افزارهای در داخل مجتمع است و هیچ هزینه‌ای برای نگهداری وجود ندارد. کاربران نرم‌افزار ابری هزینه‌های اشتراک را پرداخت می کنند که بر اساس تعداد اتاق‌های هتل آن‌ها محاسبه می‌شود. بهتر از این، شما تنها برای ماژول‌های که می خواهید هزینه می‌کنید. و حتی بهتر از این ها، نرم‌افزار ابری به سایر سیستم‌ها مانند GDS و OTAs بسیار آسان تر متصل می شود.

علاوه بر این، نرم‌افزار ابری می‌تواند به آسانی و منظم به‌روزرسانی شود و به طور معمول به صورت قابل استفاده در تبلت یا گوشی همراه وجود داشته باشد. داشتن نسخه تبلت یا موبایل به بخش‌های مختلف مانند فرانت آفیس، خدمات نظافت و مدیریت کمک می‌کند تا بهتر ارتباط برقرار شود. این می‌تواند خدمات مهمان را به طرز قابل توجهی بهبود بخشد.

• گزینه‌های پیاده سازی

هتل‌دارانی که قبلاً سیستم‌هایی را دارند یا قصد ادغام نرم‌افزارهای بیشتری را دارند، باید اطمینان حاصل کنند که فروشنده PMS آن‌ها خدمات ادغام و تمام واسط‌های برنامه نویسی لازم را پشتیبانی می‌کند. اگر هتل شما در حال حاضر از یک سیستم CRM استفاده می‌کند، منطقی است که یک PMS انتخاب کنید که با آن سازگار باشد. به این ترتیب، از استخدام یک پیمانکار فنی خارجی برای انجام ادغام جلوگیری خواهید کرد.

• قابلیت سفارشی‌سازی

استفاده شما از PMS بسته به نوع و اندازه هتل شما متغیر خواهد بود. به عنوان مثال، اگر ماژول دفتر جلویی شما به یک سیستم مدیریت مبتنی بر تعداد تخت‌ها نیاز دارد به جای سیستم مبتنی بر تعداد اتاق‌ها، بررسی کنید که آیا فروشنده این امکان را برای شخصی‌سازی ارائه می‌دهد یا خیر.

• مطمئن شوید که کاربرپسند است

هرچه که کاربرپسندتر باشد، کارکنان شما به سرعت به آن سازگار خواهند شد. اگر رابط کاربری بیش از حد پیچیده باشد، عملیات شما ممکن است در طول دوره انتقال آسیب ببیند و شما مجبور خواهید شد برای آموزش کارکنان هزینه کنید.

• هزینه و بازده سرمایه‌گذاری

مهم است مقدار صحیح پول را برای پرداخت محاسبه کنید. این موضوع برای هر دو حالت خرید یک راه‌حل آماده، ساخت یک سیستم سفارشی یا به‌روزرسانی PMS فعلی شما صدق می‌کند. برای اطمینان از اینکه سرمایه‌گذاری شما ارزشمند است، این عوامل را در نظر بگیرید: تأثیر بر درآمد و توزیع، هزینه‌ها و نگهداری سیستم، هزینه‌های ادغام و اینکه با اتوماسیون برخی از وظایف چه مقدار زمان صرفه‌جویی خواهید کرد.

• کیفیت پشتیبانی

مهم است مقدار صحیح پول را برای پرداخت محاسبه کنید. این موضوع برای هر دو حالت خرید یک راه‌حل آماده، ساخت یک سیستم سفارشی یا به‌روزرسانی PMS فعلی شما صدق می‌کند. برای اطمینان از اینکه سرمایه‌گذاری شما ارزشمند است، این عوامل را در نظر بگیرید: تأثیر بر درآمد و توزیع، هزینه‌ها و نگهداری سیستم، هزینه‌های ادغام و اینکه با اتوماسیون برخی از وظایف چه مقدار زمان صرفه‌جویی خواهید کرد.

نتیجه

بیشتر هتل‌داران، هنگامی که شروع به استفاده از یک PMS ابری با دسترسی از طریق تلفن همراه می‌کنند، به صنعت گردشگری با دید دیگری نگاه می‌کنند – و با دلیل خوبی. بعد از انجام رزرو، میهمانان می‌توانند از طریق گوشی هوشمند خود عملیات مختلفی انجام دهند، از جمله ارسال مدارک شناسایی، انجام پرداخت‌ها و چک‌این از راه دور. بنابراین، هنگامی که مهمانان می‌رسند، می‌توانند توسط کارکنان هتل به طور مستقیم به اتاق‌های خود هدایت شوند و از فرآیندهای مربوط به پذیرش عبور کنند. حتی بهتر این است که مهمانان می‌توانند از طریق یک اپلیکیشن یا پورتال وب با کارکنان ارتباط برقرار کنند تا خدمات را درخواست کنند.

تامین‌کنندگان PMS به‌طور منظم ویژگی‌های جدید را به نرم‌افزار خود اضافه می‌کنند تا نیازهای فناوری در حال تغییر هتل‌داران را برآورده سازند. با سیستم ابری منگوتلز ، سیستم‌های شما نیازی به تغییر نخواهند داشت و هزینه اضافی نخواهید داشت. تمام به‌روزرسانی‌های نرم‌افزار منگوتلز در سمت خود منگوتلز انجام می‌شود. این به‌روزرسانی‌ها به‌صورت مکرر منتشر می‌شوند، بنابراین شما به سرعت از مزایای آنها بهره‌مند خواهید شد.

تکنولوژی منگوتلز به هتل‌ها این امکان را می‌دهد که تغییراتی که در طول روز در محل اتفاق می‌افتد را نظارت و مدیریت کنند. نرم‌افزارهای مدیریت هتل مدرن با سایر راهکارهای پیشرفته مانند واقعیت مجازی، هوش مصنوعی و ربات‌ها همکاری می‌کنند تا به هتل‌داران کمک کنند که مشتریان بیشتری جلب کرده و رزروهای بیشتری کسب کنند.